第四章 文书与档案制度管理（第6页）

11．教育培训方面的文件材料。

12．信息、情报方面的文件材料。

13．党群（工、青、妇）组织方面的文件材料。

14．其他具有利用和保存价值的文件材料。

15．以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结等。

16．公司档案还包括声像资料：

（1）照片档案：新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成。

（2）电子文档：各类光盘、软盘、录像资料。

第三章公司档案管理体制

第三条公司档案工作实行集中与分散管理相结合的体制。由公司人事行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。研发部负责研发资料的管理，财务部负责财务档案的管理。

第四条根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司文控室移交保管。

第五条公司购置必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。

第四章档案管理工作

第六条档案材料的收集：

1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限。

2．对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全。

3．及时催示办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。

第七条档案的归档、立卷与管理：

1．区分全宗，确定立档单位。

2．分类。依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。

3．归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

4．案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出4～5份。

5．整理案卷，使之厚度适中，控制在1cm～2c证之间，材料过窄应加衬边，材料过宽

应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；对每一案卷端正书写标题。

6．对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。

7．每天对档案进行一次清理：

（1）清除不必要保存的材料。

（2）对破损和褪色的材料进行修补和复制。

第八条档案的保管：

1．防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全。

2．公司设立专用文件柜保存档案。

第九条档案的鉴定：

1．从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴判档案的价值。

2．确定各类档案的保管期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表。

3．公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期从长。

第十条档案的销毁：

1．对于失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存。

2．办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁。

3．销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。